仕事にてのメール術

今時の会社、ほとんどEメールでコミュニケーションのやり取りをしてると思われます。もちろん一日数十通から数百通のメールを受け取ることもしばしば・・・そこでどうやったらきちんと整理できるのだろうか？ここで、GTD+Gmailシステムを駆使しましょう。

まず、考えらるのが、どのようなメールが着信するかです。具体的に以下になると思われます（優先度順）：

• 自分宛
• 自分がCC
• メーリングリストに含まれている
• その他

そこで、それに対応するフィルタ・タグ・ラベルなどをつけます

1. 直接自分に来たメールにラベル・タグのフィルタ（優先度高）
2. 頻繁に来るメールにラベル・タグのフィルタ
3. カテゴリ別のメールフォルダなどを作る
4. そのメールフォルダに行くよう、フィルタを設定する

重要点として、受信箱（受信トレイ）に来るメールは全てそのままにしておくことです（要するにフィルタはかけない）。

また、同時に、表示形式をツリー表示にします。そして、送信メールも受信箱に行くよう設定します。こうすると、返事を書いた場合受信メールの直下に行くようになります。

これで準備完了です。

こうなると受信したメールは全て他のフォルダではなく受信箱に行きます。そして、同時にフィルタやタグなどが着きます。アサイチのメールチェックの場合、自分宛のメールで読む順が一発で分かります。

次に返事の場合、そのまま書いて送信します。しかし、返事書いたメールはそのまま受信箱に残しておきます。各フォルダに移すのはこの件が終了したときです。

そうすると未解決の案件は全て受信箱に留まり、解決した件だけフォルダに移されます。