仕事にてのメール術

今時の会社、ほとんどEメールでコミュニケーションのやり取りをしてると思われます。もちろん一日数十通から数百通のメールを受け取ることもしばしば・・・そこでどうやったらきちんと整理できるのだろうか？ここで、GTD+Gmailシステムを駆使しましょう。

まず、考えらるのが、どのようなメールが着信するかです。具体的に以下になると思われます（優先度順）：

• 自分宛
• 自分がCC
• メーリングリストに含まれている
• その他

そこで、それに対応するフィルタ・タグ・ラベルなどをつけます

1. 直接自分に来たメールにラベル・タグのフィルタ（優先度高）
2. 頻繁に来るメールにラベル・タグのフィルタ
3. カテゴリ別のメールフォルダなどを作る
4. そのメールフォルダに行くよう、フィルタを設定する

重要点として、受信箱（受信トレイ）に来るメールは全てそのままにしておくことです（要するにフィルタはかけない）。

また、同時に、表示形式をツリー表示にします。そして、送信メールも受信箱に行くよう設定します。こうすると、返事を書いた場合受信メールの直下に行くようになります。

これで準備完了です。

こうなると受信したメールは全て他のフォルダではなく受信箱に行きます。そして、同時にフィルタやタグなどが着きます。アサイチのメールチェックの場合、自分宛のメールで読む順が一発で分かります。

次に返事の場合、そのまま書いて送信します。しかし、返事書いたメールはそのまま受信箱に残しておきます。各フォルダに移すのはこの件が終了したときです。

そうすると未解決の案件は全て受信箱に留まり、解決した件だけフォルダに移されます。

家計簿の応用

家計簿をつけて いて、記入忘れをし、混乱を招いた人とかいますか？
外出先で何かを買ったのに、レシートを無くし、記帳に困ったことありますか？

では、メールでそれを解決しましょう！

①まず、メーラーのフィルタ設定で「家計簿」の件名をフォルダに移すよう設定します。
*Gmailなどの場合、フィルタとラベル作成などを駆使
②外出先で何かを買った場合、携帯電話のメールにて

• 件名に「家計簿」を入れ
• 本文などに商品名＋金額を書き込みます
• 送信します（もしレシートがある場合、写真を撮り、それも送信するとベターかもしれません）

③帰ったら、メールチェックし、「家計簿」のフォルダ/フィルタに入ってるメールを家計簿に移します

と、簡単な3ステップです。
Gmailなどを使ってる人は、GoogleSpreadsheetなども同時に使うと効果アップでしょう♪

RSSリーダー

Web2.0の要である RSS

簡単に言えば、いろんなサイトの特定ページを購読したい
しかし、毎回いろんなページに飛び、更新されてるのかチェックするのがだるい

たとえば、日刊スポーツとGoo芸能を毎日チェックしてるとしよう
ニュースサイトなんで数時間に一回は更新される
しかし、毎回チェックするのはどうかと


そこで便利なのがRSSリーダー


これは、各サイトから、更新された情報だけを表示する機能を持つソフトです

このRSSソフトにそのサイトを自動購読させます。
そうすると、このRSSソフトをアクセスするたび、どのサイトのどのニュースを既読したか、どのニュースが未読なのかを教えてくれます。
だから、毎回ニュースサイトを回ったりせず、一ヶ所で全てを賄えます。

ただ、一つの注意点として、そのニュースサイトはRSS対応してることです
時折、ニュースサイトとかで
ってボタンを見ますが、それは、RSSの配信を行ってるよーって意味です。それがあればモウマンタイ。

最近では携帯対応のRSSソフトがあるので、通勤中にニュースをチェックしたりできます。

お勧めは：
GooRSSリーダー：携帯＋PCでリンクし、携帯でヘッドラインをチェックし、あとでゆっくりPCで読めるということが出来ます
GoogleReader：GoogleアカウントをもってればOKです。いちいち有名人のブログとかを探すのがめんどくさいのならおすすめします。キーワード検索すれば、一発でひっぱてくれます。